یکی از عناصر مهم کار براساس چهارچوب OKR این است که با نزدیک‌شدن به هدف خود، به یاد داشته باشید که نتایج کلیدی خود را نمره‌گذاری کنید. این بخش روی سه روش اصلی نمره‌دهی OKR تمرکز دارد.
«اندی گروو»، مخترع مفهوم OKR، روش اصلی برای نمره‌دادن به OKRها را رویکرد ساده «بله/خیر» می‌داند.
نمره‌دهی OKR، رویکرد ساده بله/خیر
به عنوان مثال، این هدف را درنظر بگیرید که می‌خواهید امپراتوری فست‌فود خود را با بازکردن رستوران‌های جدید در سراسر کشور توسعه دهید. در اینجا نحوه نمره‌دهی نتایج کلیدی آن بدین شکل است:
هدف: من امپراتوری فست‌فود خود را در سراسر کشور با افتتاح رستوران‌های جدید گسترش خواهم داد.
نتیجه کلیدی اول: ۵۰ فرد جویای کار برای همکاری در فست‌فودهای خود در سراسر کشور داشته باشیم.
آیا ۵۰ فرد جویای کار برای کار در رستوران‌ها انتخاب کرده‌اید؟ بله
نتیجه کلیدی دوم: ۴۰ نفر از کاندیداها را که بهترینشان هستند، تمرین دهیم.
آیا شما ۴۰ نفر از بهترین نامزدهای جدید را آموزش داده‌اید؟ خیر
نتیجه کلیدی سوم: با ۳۰ نفر از بهترین‌ها که تمرین داده‌ایم، قرارداد ببندیم.
آیا با ۳۰ نفر از بهترین نامزد جدید قرارداد امضا کرده‌اید؟ خیر
نتیجه کلیدی چهارم: ۳۰ نفر کارمند جدید را میان شعب فست‌فود خود تقسیم کنیم.
آیا شما ۳۰ کارمند جدید را در بین ۳ رستوران فست‌فود جدیدتان توزیع کردید؟ خیر
نمره‌دهی OKR، رویکرد اعشاری
رویکرد بله/خیر تلاش‌های شما را برای رسیدن به نتایج کلیدی به‌عنوان موفقیت یا شکست مشخص می‌کند؛ یعنی یا سیاه و یا سفید و هیچ‌گونه عذر یا نتیجه دیگری پذیرفته نیست؛ اما ممکن است جزئیات بیشتری در نتایج شما وجود داشته باشد. بنابراین برای یک روش جایگزین پیشرفته‌تر می‌توانید از سیستم نمره‌دهی OKR اعشاری زیر استفاده کنید که شامل مقیاسی از «۰.۰ تا ۱.۰» است.
طبق این سیستم، نمره‌دهی OKR بدین شکل است:
- ۰.۳ – ۰.۰: ما نتوانستیم پیشرفت واقعی داشته باشیم
- ۰.۶ – ۰.۴: ما پیشرفت کردیم، اما نتوانستیم به نتیجه برسیم
- ۱.۰ – ۰.۷: ما به نتیجه مدنظر رسیدیم
اگر از مثال OKR ذکرشده در مورد رستوران‌های فست‌فود استفاده کنیم، این نمره‌دهی اعشاری بدین شکل می‌شود:
هدف: من امپراتوری فست‌فود خود را در سراسر کشور با افتتاح رستوران‌های جدید گسترش خواهم داد.
نتیجه کلیدی اول: ۵۰ فرد جویای کار برای همکاری در فست‌فودهای خود در سراسر کشور داشته باشیم.
۵۰ فرد جویای کار برای همکاری در فست‌فودهای خود در سراسر کشور داریم.
این امتیاز کامل ۱.۰ است
نتیجه کلیدی دوم: ۴۰ نفر از کاندیداها را که بهترینشان هستند، تمرین دهیم.
توانستیم ۳۶ نفر را آموزش دهیم.
این نمره تقریباً کامل ۰.۹ است
نتیجه کلیدی سوم: با ۳۰ نفر از بهترین‌ها که تمرین داده‌ایم، قرارداد ببندیم.
با ۲۵ نفر از بهترین‌ها قرارداد بستیم
امتیاز این نتیجه کلیدی ۰.۸ می‌شود
نتیجه کلیدی چهارم: ۳۰ نفر کارمند جدید را میان شعب فست‌فود خود تقسیم کنیم.
۲۵ نفر از این همکاران تازه را میان رستوران‌هایمان تقسیم کردیم
امتیاز این مورد نیز ۰.۸ است
نمره‌دهی OKR، سطوح اطمینان
روش دیگر نمره‌دهی OKR، روش سطوح اطمینان است. این رویکرد برای شرکت‌هایی کار می‌کند که به سیستم درجه‌بندی عمیق‌تری نیاز دارند.
روش درجه‌بندی سطوح اطمینان از سه عنصر مختلف تشکیل شده است:
- سیستم قرمز: سیستمی که نشان می‌دهد «ما شکست خوردیم»
- سیستم زرد: سیستمی که نشان می‌دهد «ما پیشرفت کردیم»
- سیستم سبز: سیستمی که نشان می‌دهد «ما به هدف خود رسیدیم»
جدا از این سه رنگ، می‌توانید از شکلک‌ها نیز برای بیان سطح موفقیت تیم استفاده کنید. در این صورت می‌توانید از شکلک‌های شاد، نگران یا غمگین استفاده کنید.
حال چگونه رهبر تیم این سطوح اعتماد را تنظیم کند؟ مدیران باید به سؤال زیر فکر کنند و سعی کنند صادقانه به آن پاسخ دهند:
«چقدر مطمئن هستید که تیم هریک از نتایج کلیدی را به‌دست خواهد آورد؟»
بااین‌حال، ذکر این نکته ضروری است که این تنها رهبران تیم نیستند که در نمره‌دهی سطوح اعتماد شرکت می‌کنند. مهم است که همه اعضای تیم که در فرایند OKR دخیل هستند نیز در این سیستم نمره‌دهی OKR شرکت کنند. بنابراین مدیران باید جلساتی برگزار کنند و تیم نظر خود را در این مورد به اشتراک بگذارد.
اگر شما و تیمتان به این نتیجه رسیدید که سطح اطمینان فرایند OKR شما رضایت‌بخش نیست (یعنی اینکه مستحق یک سیستم قرمز است)، بسیار مهم است که تسلیم نشوید. درعوض یک جلسه تیمی داشته باشید و در مورد آن امکان‌سنجی کرده و یک راه‌حل با استراتژی جدید آماده کنید.
چگونه باید به OKRها امتیاز دهیم؟
در مثال ابتدایی رویکرد بله/خیر دیدیم که نتیجه نتایج کلیدی سه «نه» و یک «بله» بود؛ یعنی تیم فقط به یک نتیجه کلیدی مدنظر رسیده بود.
اما ما به داده‌های بیشتری نیاز داشتیم تا تصمیم بگیریم که واقعاً چقدر در این هدف موفق/ناموفق بوده‌ایم. بنابراین ما از سیستم درجه‌بندی اعشاری نیز استفاده کردیم.
پاسخ ساده به اینکه آیا ما ۴۰ فرد جویای کار در رستوران را انتخاب کرده‌ایم «نه» است، اما ما ۳۶ کاندیدای عالی را انتخاب کردیم که نشان‌دهنده تلاش و خیلی نزدیک‌شدن به هدف است. در نمره‌ای که گرفتیم هم این نزدیکی دیده می‌شود. وقتی نمرات اعشاری هر چهار نتیجه کلیدی را باهم جمع کرده و عدد نهایی را تقسیم به تعداد کنیم، نمره کلی برای هدفمان ۰.۹ می‌شود که عالی است.
بااین‌حال، نمره کلی هدف ممکن است تصویر کاملی به شما ارائه ندهد. برخی از نتایج کلیدی ممکن است مهم‌تر از سایرین باشند.
به عنوان مثال، شما در اولین نتیجه کلیدی که شامل انتخاب ۵۰ رزومه بود، امتیاز ۱.۰ را کسب کرده‌اید، بااین‌حال نتایج کلیدی بعدی اندکی برای هدف اصلی‌مان مهم‌تر بود که نمره پایین‌تری گرفته بود. بنابراین مطمئن شوید که برای نتایج کلیدی مهم‌تر خود بیشتر تلاش می‌کنید و تأکید بیشتری روی آن‌ها دارید.
اگر نمراتی که به نتایج کلیدی خود دادید تفاوت چشمگیری با یکدیگر دارند، مثلاً اگر در دو نتیجه کلیدی امتیاز ۲۰ درصد (۰.۲) و در دو نتیجه کلیدی دیگر ۸۰ درصد (۰.۸) کسب کنید، ممکن است لازم باشد در ۴ نتیجه کلیدی خود تجدیدنظر کرده و آن‌ها را بازنویسی کنید؛ چرا که نتایج باید برابری بیشتری داشته باشند. در چنین مواردی، ممکن است بهتر باشد که این نتایج کلیدی را دوباره برای دو هدف مختلف در مجموعه‌های جداگانه بازنویسی و جدا کنیم.
چگونه جلسات بررسی هفتگی OKR را مؤثر برگزار کنیم؟
برای موفقیت در روش تعیین هدف OKR، باید فعالانه روی آن کار کنید، در مورد آن‌ها بحث کنید، پیشرفت را بررسی کرده و برنامه‌ریزی کنید که تیم شما چه ایده‌هایی را می‌تواند اجرا کند. بهترین راه برای انجام همه این کارها از طریق بررسی هفتگی OKR است.
جلسه هفتگی بررسی OKR، یک جلسه سریع ۲۰-۱۵ دقیقه‌ای است که در آن شما و تیم در مورد پیشرفت OKRهایتان بحث کرده و اولویت‌های جدیدی را برای هفته آینده تعیین می‌کنید.
هدف از جلسات هفتگی بررسی OKR تسهیل پیشرفت OKR است. در این جلسات پیشرفت خود را به‌سمت اهداف می‌بینید و می‌دانید که چقدر عقب یا جلو هستید. بررسی‌های هفتگی برای تمرکز همه افراد بسیار مهم است.
قبل از رفتن به جلسه، زمانی را به بررسی اهداف تیم اختصاص دهید و هر پیشرفتی را که در مورد نتایج کلیدی انجام شده است، به‌روزرسانی کنید. این زمانی ایده‌آل برای یادداشت هرگونه ایده تازه است؛ آیا از نتایج OKRهای خود راضی هستید؟ بزرگ‌ترین اولویت شما در هفته قبل چه بود؟ آیا می‌دانید چگونه از اینجا به‌بعد پیشرفت کنید؟ آیا مشکلی وجود دارد که متوجه آن شده‌اید و می‌خواهید آن را مطرح کنید؟ آیا پیشنهادی دارید که بخواهید با تیم در میان بگذارید؟
از آنجایی که پیشرفت نتایج کلیدی می‌تواند به جلو و عقب حرکت کند، ایده خوبی است که مستندسازی کنید تا متوجه شوید که کجا پیشرفت داشته‌اید و زمان جلسه را صرفاً به اینکه کدام نتیجه کلیدی پیشرفت کرده است، اختصاص ندهید. اگر ایده یا سؤال مهمی در مورد OKRهای تیم خود دارید، در این جلسه با تمام تیم مطرح کنید تا همه از نگرانی و ایده شما باخبر شوند.
مهم است که جلسات هفتگی OKR شما هر هفته چهارچوب یکسانی داشته باشد تا افراد بتوانند به گردش کار عادت کنند و بدانند چه انتظاری دارید.
جلسه OKR را فقط به‌خاطر داشتن یک جلسه اجرا نکنید. همیشه باید برای هر جلسه نتیجه‌ای داشته باشید. همچنین مهم است که آنچه را که مورد بحث قرار گرفت، به خاطر بسپارید.
نتیجه‌گیری
با تعیین اهداف مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان، می‌توانید به‌طور مؤثر پیشرفت خود را پیگیری کنید، با انگیزه بمانید و به نتایج دلخواه خود برسید.
به یاد داشته باشید که OKRها راه‌حل یک‌باره نیستند، بلکه یک فرایند مداوم هستند که به ارزیابی، تعدیل و تعهد مستمر نیاز دارند.
در پایان، باید گفت استفاده از OKRها ابزار قدرتمندی است که می‌تواند به شما در رسیدن به آرزوهای بزرگ و کوچک کمک کند. با پیروی از راهنمای گام‌به‌گام ذکرشده در این مقاله می‌توانید از امروز استفاده از OKR را در زندگی خود آغاز کنید.
